Lohn & Mindestlohn

Minijob 2026: Arbeitszeiten nach § 17 MiLoG richtig aufzeichnen

Samstagabend in einem Kölner Restaurant: Die Aushilfe sollte um 22 Uhr gehen, die letzte Gruppe bleibt bis halb zwölf, danach wird noch die Terrasse geräumt. Auf dem Stundenzettel steht am Ende „5 Std.“ – ohne Uhrzeiten, wie jede Woche. Für den Betrieb ist das bequem. Kommt die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, wird es zum Problem, und zwar doppelt: Die Aufzeichnung genügt nicht den gesetzlichen Vorgaben, und welche Stunden tatsächlich geleistet wurden, lässt sich nicht mehr belegen.

Bei Minijobs ist die Dokumentation der Arbeitszeit strenger geregelt, als viele Arbeitgeber glauben. Hier steht, was 2026 gilt, was sich zum Januar 2027 ändert und an welchen Stellen kleine Betriebe immer wieder Fehler machen.

Die Zahlen für 2026 und 2027

Die Verdienstgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt. Sie entspricht dem Lohn für zehn Wochenstunden zum Mindestlohn, umgerechnet auf den Monat: Mindestlohn mal 130, geteilt durch drei, auf volle Euro aufgerundet. Steigt der Mindestlohn, steigt die Grenze mit, und die Stundenzahl zum Mindestlohn bleibt ungefähr gleich. Wer einer Aushilfe mehr zahlt, hat entsprechend weniger Spielraum. Bei 15 Euro pro Stunde sind es 2026 gut 40 Stunden im Monat.

Die Erhöhung auf 14,60 Euro steht bereits fest, geregelt ist sie in der Fünften Mindestlohnanpassungsverordnung vom November 2025. Verträge mit fester Stundenzahl und einem Stundenlohn knapp über 13,90 Euro sollten deshalb vor Januar 2027 geprüft werden.

Wer nach § 17 MiLoG aufzeichnen muss

Neben der allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht 2022 festgestellt hat, enthält das Mindestlohngesetz eine eigene, bußgeldbewehrte Aufzeichnungspflicht. Sie betrifft:

• alle geringfügig Beschäftigten nach § 8 Abs. 1 SGB IV, also Minijobs mit Verdienstgrenze und kurzfristige Beschäftigungen, und zwar in jeder Branche. Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten (§ 8a SGB IV).
• alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG, auch in Vollzeit: Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe.
• Entleiher, denen Arbeitskräfte in diesen Bereichen überlassen werden.

Die Minijobberin im Steuerbüro, der Aushilfsfahrer beim Getränkehändler und der Student an der Theke im Fitnessstudio fallen also genauso darunter wie die Küchenhilfe im Hotel.

Was, bis wann und wie lange

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Eine Wochensumme oder „5 Std.“ reicht nicht. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag vorliegen und ist mindestens zwei Jahre aufzubewahren. § 17 Abs. 2 MiLoG verlangt außerdem, die für die Kontrolle nötigen Unterlagen im Inland und auf Deutsch bereitzuhalten.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Ein handschriftlicher Stundenzettel ist zulässig, eine App ebenso. Die Aushilfe darf ihre Zeiten selbst eintragen, verantwortlich bleibt aber der Arbeitgeber. Wer das delegiert, sollte die Einträge zeitnah gegenzeichnen oder wenigstens stichprobenartig prüfen. Mit Dauer ist die tatsächliche Arbeitszeit ohne Pausen gemeint, deshalb lohnt es sich, die Pause mitzunotieren. Dann bleibt die Rechnung nachvollziehbar. Eine Aufzeichnung, bei der man in einer Prüfung nichts erklären muss, sieht etwa so aus:

Ausnahmen: Verdienstschwellen und mitarbeitende Familie

Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung nimmt Beschäftigte aus, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro übersteigt, oder 2.974 Euro, wenn dieses Entgelt nachweislich für die letzten zwölf vollen Monate gezahlt wurde. Für Vollzeitkräfte im Bau oder in der Logistik kann das relevant sein, für Minijobs spielen diese Schwellen naturgemäß keine Rolle. Anders die zweite Ausnahme: Sie gilt für im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, unabhängig vom Verdienst. Hilft die Tochter im elterlichen Café auf Minijob-Basis aus, kann die Ausnahme also greifen. Belegen muss der Arbeitgeber die Voraussetzungen trotzdem (§ 1 Abs. 3 MiLoDokV), und die allgemeine Erfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss bleibt ohnehin unberührt.

Die typischen Fehler – und wie sie entstehen

Pauschalen statt Uhrzeiten

„Mo 4, Mi 3, Sa 6“: So sieht in kleinen Betrieben der typische Stundenzettel aus, und genau so reicht er nicht. Ohne Beginn und Ende lässt sich weder die Dauer prüfen noch erkennen, ob Ruhezeiten eingehalten wurden.

Arbeit auf Abruf ohne vereinbarte Stundenzahl

In vielen Minijob-Verträgen steht nur „nach Bedarf“. Das ist riskant, denn ist bei Arbeit auf Abruf keine wöchentliche Arbeitszeit festgelegt, gelten nach § 12 Abs. 1 TzBfG 20 Stunden als vereinbart. Zum Mindestlohn von 13,90 Euro entspricht das rund 1.200 Euro im Monat, also weit mehr als die Minijob-Grenze. Weil Sozialversicherungsbeiträge grundsätzlich auf den geschuldeten und nicht nur auf den tatsächlich gezahlten Lohn entstehen, kann das im ungünstigsten Fall den Minijob-Status kosten. Eine feste Wochenstundenzahl im Vertrag und eine saubere Aufzeichnung der tatsächlichen Stunden sind der einfachste Schutz.

Unbezahlte Minuten vor und nach der Schicht

Kasse zählen, Küche putzen, Ware nach Ladenschluss einräumen: Wer solche Tätigkeiten anordnet oder stillschweigend erwartet, muss sie als Arbeitszeit erfassen und bezahlen. Bei rund 43 Stunden Spielraum im Monat sprengen zwanzig zusätzliche Minuten pro Schicht schnell die Grenze. Werden sie nicht bezahlt, rutscht der Stundenlohn rechnerisch unter den Mindestlohn.

Mehrstunden in den nächsten Monat schieben

Ein Arbeitszeitkonto ist auch im Minijob möglich, allerdings nur mit schriftlicher Vereinbarung und in den Grenzen von § 2 Abs. 2 MiLoG. Die eingestellten Stunden dürfen monatlich höchstens 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit ausmachen und müssen spätestens zwölf Kalendermonate nach ihrer monatlichen Erfassung durch Freizeit oder Bezahlung ausgeglichen sein. Ohne Aufzeichnung lässt sich davon nichts nachweisen.

Die Ruhezeit nach der Spätschicht

Auch für Minijobber gilt das Arbeitszeitgesetz mit seiner Ruhezeit von elf Stunden nach Arbeitsende. Wer am Samstag bis 23:40 Uhr bedient und am Sonntag um 9 Uhr zum Brunch eingeteilt ist, kommt auf nicht einmal neuneinhalb Stunden. In Gaststätten und Beherbergungsbetrieben erlaubt § 5 Abs. 2 ArbZG zwar, die Ruhezeit um bis zu eine Stunde zu verkürzen, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Ohne tarifliche Sonderregel bleiben zehn Stunden aber das Minimum. Auffallen werden solche Fälle nur, wenn Beginn und Ende sauber erfasst sind.

Die Erhöhung im Januar übersehen

43 Stunden zu 13,90 Euro ergeben rund 598 Euro und liegen unter der Grenze von 603 Euro. Im Januar 2027 kosten dieselben 43 Stunden zu 14,60 Euro rund 628 Euro und passen unter die neue Grenze von 633 Euro. Heikel wird es dort, wo der Stundenlohn bisher knapp über dem Mindestlohn lag und ab Januar darunter fällt, weil niemand den Vertrag angepasst hat.

Was bei einer Prüfung durch den Zoll passiert

Für die Kontrolle des Mindestlohns sind die Behörden der Zollverwaltung zuständig, in der Praxis die Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Die Prüferinnen und Prüfer kommen häufig unangekündigt, gerade in Gastronomie, Bau, Gebäudereinigung und Logistik, befragen Beschäftigte vor Ort und lassen sich Arbeitszeitaufzeichnungen, Verträge und Lohnabrechnungen vorlegen. In den Branchen nach § 2a SchwarzArbG müssen Beschäftigte zudem ihren Ausweis mitführen.

Seit dem 30. Dezember 2025 sind die Bußgelder für Aufzeichnungsfehler höher. Wer Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt, riskiert bis zu 50.000 Euro, vorher lag der Rahmen bei 30.000 Euro. Andere Verstöße gegen Dokumentations- und Mitwirkungspflichten können bis zu 30.000 Euro kosten, wer den Mindestlohn nicht zahlt, riskiert bis zu 500.000 Euro. Dazu kommen Nachzahlungen von Lohn und Sozialversicherungsbeiträgen. Bußgelder ab einer bestimmten Höhe können nach § 19 MiLoG außerdem zum Ausschluss von öffentlichen Aufträgen führen. Für Reinigungs- oder Baufirmen, die für Kommunen arbeiten, ist das ein ernstes Thema.

Stundenzettel ohne Zettel: was HelloPDKS dabei übernimmt

HelloPDKS ersetzt den Papierzettel durch eine Buchung per QR-Code. Die Aushilfe scannt beim Kommen und Gehen mit der App einen Code am Eingang oder auf einem Wandterminal mit wechselndem Code. Beginn und Ende werden mit Uhrzeit gespeichert. Reicht das WLAN im Lager gerade nicht, wird die Buchung zwischengespeichert und später übertragen. Korrekturen laufen über Anträge, die eine verantwortliche Person prüft. In der Verwaltungsoberfläche sieht man Anwesenheit, Verspätungen und Mehrstunden und erstellt monatliche Stundennachweise als PDF und einen Bericht zu Überstunden und Arbeitszeitgrenzen. Die Zusammenfassung für die Lohnabrechnung lässt sich als CSV exportieren.

Was das System nicht kann, gehört ebenfalls dazu: Die Oberfläche gibt es derzeit nur auf Türkisch und Englisch, nicht auf Deutsch. HelloPDKS berechnet weder Minijob-Abgaben, noch überwacht es die Verdienstgrenze. Es liefert die Zeitdaten, die Sie und Ihr Steuerbüro dafür brauchen. Mehr unter hellopdks.com.