Arbeitsrecht

Arbeitszeiterfassung: Was Pflicht ist und was die Reform plant

„Wir warten, bis das Gesetz kommt.“ Diesen Satz hört man in Handwerksbetrieben, Arztpraxen und bei Filialisten seit 2022 erstaunlich oft. Er beruht auf einem Missverständnis, denn die Pflicht, Arbeitszeiten zu erfassen, gilt längst und nicht erst, wenn der Bundestag das Arbeitszeitgesetz ändert. Offen ist vor allem das Wie: elektronisch oder auf Papier, am selben Tag oder innerhalb einer Woche, mit oder ohne Erleichterungen für kleine Betriebe.

Im Folgenden geht es darum, was heute verbindlich ist, was im Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 steht und was Sie unabhängig vom Ausgang der Reform schon jetzt erledigen können. Der Text gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Woher die Pflicht kommt: von Luxemburg nach Erfurt

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof in der Rechtssache C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank SAE): Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem sich die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten messen lässt. Nur so könne man prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Bei der Ausgestaltung ließ der EuGH den Staaten Spielraum, etwa mit Blick auf Branche oder Unternehmensgröße.

Der deutsche Gesetzgeber reagierte zunächst nicht, also füllte das Bundesarbeitsgericht die Lücke. Mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) stellte der Erste Senat fest, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Die Grundlage fand das Gericht nicht im Arbeitszeitgesetz, sondern in § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, unionsrechtskonform ausgelegt. Eigentlich ging es in dem Verfahren nur um ein Initiativrecht des Betriebsrats. Die Antwort des Gerichts reichte aber weit über diesen einen Betrieb hinaus.

Was heute aufgezeichnet werden muss

Aus der Begründung des BAG ergibt sich für den Alltag Folgendes:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden. Ein System nur bereitzustellen reicht nicht; die Zeiten müssen tatsächlich aufgezeichnet werden.
• Die Form ist derzeit frei. Ein elektronisches System verlangt das Gericht nicht. Je nach Tätigkeit und Betrieb können Aufzeichnungen auf Papier genügen.
• Die Aufzeichnung darf delegiert werden, typischerweise an die Beschäftigten selbst. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber: Er muss das System einrichten und darauf achten, dass es genutzt wird.
• Die Pflicht betrifft grundsätzlich alle Arbeitnehmer. Ob etwa leitende Angestellte, für die das Arbeitszeitgesetz nach § 18 nicht gilt, ausgenommen sind, wird unterschiedlich gesehen. Wer solche Gruppen pauschal herausnimmt, sollte das juristisch absichern.

Ebenso wichtig ist, was aus dem Beschluss nicht folgt. Das Arbeitsschutzgesetz knüpft an eine fehlende Zeiterfassung kein unmittelbares Bußgeld. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber eine vollziehbare Anordnung erlassen; wer ihr nicht folgt, riskiert nach § 25 ArbSchG bis zu 30.000 Euro. Im Alltag wiegt oft ein anderes Risiko schwerer. Wer gar nichts dokumentiert, hat im Streit um Überstunden oder Ruhezeitverstöße wenig in der Hand, um die eigene Sicht zu belegen.

Was schon vor 2022 galt – und weiter gilt

Neben der allgemeinen Pflicht bestehen ältere, spezielle Aufzeichnungspflichten. Anders als die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz sind sie direkt bußgeldbewehrt:

In Gastronomie, Bau und Logistik ist die Erfassung also seit Jahren Alltag. Dort geht es weniger um das Ob als um saubere, prüffeste Daten.

Der Referentenentwurf vom Juni 2026: Inhalt und Belastbarkeit

Im Koalitionsvertrag von 2025 hatten Union und SPD angekündigt, die elektronische Arbeitszeiterfassung unbürokratisch zu regeln, mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen. Vertrauensarbeitszeit solle möglich bleiben, und statt der täglichen solle eine wöchentliche Höchstarbeitszeit möglich werden.

Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 setzt das, soweit Kanzleien und Verbände ihn bisher ausgewertet haben, ungefähr so um. Wohlgemerkt handelt es sich um einen Entwurf und nicht um geltendes Recht.

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden. Eine spätere Erfassung soll nur ausnahmsweise erlaubt sein, etwa per Tarifvertrag mit einer Frist von bis zu sieben Tagen.
• Die Erfassung darf an Beschäftigte delegiert werden. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, Verstöße gegen Höchst- und Ruhezeiten müssen aber auffallen, zum Beispiel über automatische Hinweise oder Stichproben.
• Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft auch auf Papier erfassen dürfen. Für alle anderen sind nach Unternehmensgröße gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, berichtet werden Zeiträume zwischen einem und fünf Jahren.
• Tarifgebundene Betriebe sollen statt der werktäglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren können, verbunden mit zusätzlichen Regeln zum Gesundheitsschutz.
• Für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nennt eine Kanzleiauswertung einen Bußgeldrahmen bis 50.000 Euro.

Belastbar ist das nur begrenzt. Ein Kabinettsbeschluss ist uns bis Oktober 2026 nicht bekannt. Wirtschaftsverbände und Teile der Koalition haben den Entwurf scharf kritisiert, und selbst nach einem Kabinettsbeschluss müssten sich noch Bundestag und Bundesrat damit befassen. Ein Datum für das Inkrafttreten gibt es nicht. Planen Sie deshalb mit der Richtung (elektronisch, zeitnah, nachvollziehbar), nicht mit Schwellenwerten und Fristen, die sich noch ändern können.

Wo es im Betrieb typischerweise hakt

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit heißt, dass der Arbeitgeber darauf verzichtet, die Lage der Arbeitszeit vorzugeben und zu kontrollieren. Es heißt nicht, dass niemand weiß, wie lange gearbeitet wird. Teams im Büro oder im Homeoffice können ihre Zeiten selbst erfassen, aber irgendjemand sollte regelmäßig auswerten, ob die elfstündige Ruhezeit oder die Zehn-Stunden-Grenze gerissen wird.

Schichtbetrieb, Pflege, Gastronomie

Hier ist der Dienstplan das eigentliche Problem. Der Plan sagt 6 bis 14 Uhr, tatsächlich übergibt die Pflegekraft um 14:40 Uhr. Wer nur den Plan archiviert, hat keine Arbeitszeiterfassung, sondern eine Absichtserklärung. Erfasst werden die tatsächlichen Zeiten, und wer eine Abweichung korrigiert, notiert kurz den Grund, statt den Eintrag stillschweigend zu überschreiben.

Außendienst, Baustellen, mehrere Standorte

Monteure, die morgens direkt zur Baustelle fahren, oder ambulante Pflegedienste passen in kein Stempeluhr-Konzept. Mobile Lösungen liegen nahe. Sobald Standortdaten ins Spiel kommen, stellen sich allerdings Datenschutzfragen. Eine Standortprüfung im Moment des Ein- und Ausstempelns ist etwas anderes als eine laufende Ortung während der Schicht, und für Letztere braucht es eine deutlich stärkere Begründung.

Pausen

Das Arbeitszeitgesetz verlangt bei mehr als sechs Stunden mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Viele Betriebe lassen Pausen deshalb mitbuchen. Wer feste Pausen automatisch abzieht, sollte sicher sein, dass sie auch tatsächlich genommen werden. Im Einzelhandel am Samstagnachmittag ist das keine Selbstverständlichkeit.

Betriebsrat: beim Ob kein Mitspracherecht, beim Wie sehr wohl

Nach dem BAG-Beschluss kann der Betriebsrat die Einführung einer Zeiterfassung nicht erzwingen, denn sie ist ohnehin Pflicht. Bei der Ausgestaltung redet er dagegen mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG). Sobald eine technische Einrichtung im Spiel ist, die Verhalten oder Leistung überwachen kann, kommt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hinzu. Das trifft auf so gut wie jede digitale Zeiterfassung zu. In Betrieben mit Betriebsrat führt daher kaum ein Weg an einer Betriebsvereinbarung vorbei. Sie sollte regeln, wer welche Daten sieht, wie lange sie gespeichert werden und wofür sie ausdrücklich nicht verwendet werden.

Was Sie jetzt tun können, egal wie die Reform ausgeht

1. Bestandsaufnahme machen. Wo wird heute wie erfasst? Excel in der Filiale, Stundenzettel auf der Baustelle, im Vertrieb womöglich gar nicht?
2. Lücken schließen. Für jede Gruppe ohne Erfassung eine Lösung festlegen, notfalls eine vorläufige.
3. Korrekturen regeln. Wer darf Zeiten ändern, und wird jede Änderung samt Grund protokolliert?
4. Auswerten statt nur sammeln. Einmal im Monat prüfen, wo zehn Stunden überschritten, Ruhezeiten unterschritten oder dauerhaft Mehrarbeit geleistet wird.
5. Aufbewahrung festlegen. Mindestens zwei Jahre einplanen, so verlangen es ArbZG und MiLoG für ihre Aufzeichnungen.
6. Software mit Blick auf die Reform auswählen. Wer ohnehin neu anschafft, sollte auf elektronische, tagesaktuelle Erfassung achten. Damit ist man für den wahrscheinlichsten Ausgang der Reform gerüstet.

Wo HelloPDKS ins Bild passt

HelloPDKS ist ein QR-basiertes System für Kommen-und-Gehen-Buchungen und Anwesenheitsübersichten. Beschäftigte scannen mit einer App einen QR-Code am Eingang, entweder als ausgedruckten Aushang oder auf einem Wandterminal, dessen Code regelmäßig wechselt. Eine Standortprüfung beim Scan lässt sich optional einschalten; ohne Netz werden Buchungen zwischengespeichert und später übertragen. Im Verwaltungsbereich sehen Verantwortliche die Anwesenheit live, erhalten Hinweise bei Verspätungen und frühem Gehen, bearbeiten Urlaub und Korrekturanträge und erstellen monatliche Stundennachweise als PDF sowie einen Bericht zu Überstunden und Arbeitszeitgrenzen. Mehrere Standorte, CSV-Export und Webhooks werden unterstützt.

Damit keine falschen Erwartungen entstehen: Die Oberfläche gibt es derzeit auf Türkisch und Englisch, nicht auf Deutsch. Fertige Schnittstellen bestehen zu türkischen Lohnprogrammen; für das deutsche Lohnbüro bleibt der CSV-Export. Mitbestimmung, Betriebsvereinbarung und Datenschutzprüfung nimmt Ihnen keine Software ab. Wer sich das System ansehen möchte, findet es unter hellopdks.com.