Munkaidő-nyilvántartás

Munkaidő-nyilvántartás: mit ír elő az Mt. 134. §-a?

Hétfő reggel egy vidéki bevásárlóközpont drogériájában a boltvezető előveszi a jelenléti ívet a pult alól. A hét napjai előre kitöltve, mindenkinél 9–17, alul aláírás. Közben tudja, hogy szombaton ketten egy órával tovább maradtak leltározni, és hogy kedden a beteg kolléganő helyett a délutános jött be korábban. Egyik sincs a papíron. Ha aznap délelőtt megjelenik a kormányhivatal ellenőre, ez a lap inkább a cég ellen szól majd, mint mellette.

A munkaidő-nyilvántartás Magyarországon nem új kötelezettség, és a szabály szövege sem hosszú. A baj ritkán abból adódik, hogy a munkáltató nem tudja: nyilvántartást kell vezetnie. Sokkal gyakoribb, hogy a nyilvántartás nem a valóságot mutatja. Most végigvesszük, mit ír elő a munka törvénykönyve (Mt., 2012. évi I. törvény), hogyan értelmezi a Kúria, és mit kezdhet mindezzel egy bolt, egy raktár, egy étterem vagy egy építőipari cég.

Mit kell pontosan nyilvántartani az Mt. 134. §-a szerint?

Az Mt. 134. § (1) bekezdése szerint a munkáltató nyilvántartja

• a rendes és a rendkívüli munkaidő,
• a készenlét,
• a szabadság,
• valamint az önként vállalt túlmunkáról kötött megállapodás alapján teljesített rendkívüli munkaidő

tartamát. A (2) bekezdés ennél tovább megy: a nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is. Nem elég tehát annyi, hogy valaki „aznap nyolc órát dolgozott”; látszania kell, mettől meddig.

Az ügyeletnek nincs külön sora, mert az Mt. 107. § d) pontja szerint az ügyelet tartama rendkívüli munkaidő, így azzal együtt kerül a nyilvántartásba. A (4) bekezdés emellett egyes írásbeli megállapodások nyilvántartását is előírja, például az önként vállalt túlmunkáról vagy a készenléti jellegű munkakörben alkalmazott hosszabb teljes napi munkaidőről szólót.

Lényeges részlet, hogy a 134. §-tól sem a felek megállapodása, sem a kollektív szerződés nem térhet el (Mt. 135. § (1) bekezdés h) pont). Ügyes munkaszerződési kikötéssel tehát nem lehet „letudni”.

Mit jelent a „naprakész”? Percre pontosan kell vezetni?

Erről évekig vitatkoztak, míg a Kúria 2022. június 27-én jogegységi határozatot nem hozott (1/2022. JEH). A határozat két dolgot mond ki. Az egyik: az Mt. 134. §-a kifejezetten nem írja elő, hogy a nyilvántartást a munkavégzés helyszínén kell tartani. A másik: a munkáltatónak a nyilvántartást objektíven, megbízhatóan, naprakészen és mindezek ellenőrzését lehetővé tévő módon kell vezetnie.

Az indokolásból az is kiderül, hogy a naprakészség nem jelent „eseményszerűséget”. Önmagában még nem mulasztás, ha a munka kezdetét csak a nap végén vezetik fel. A Kúria szerint a naprakészség a nyilvántartás tartalmához kötődik, nem ahhoz, hogy pontosan melyik percben írják be. Ha viszont a munkáltató a nyilvántartást csak úgy tudja bemutatni, hogy közben nem ellenőrizhető a naprakészsége és a hitelessége, akkor nem tett eleget a kötelezettségének.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy központi, elektronikus nyilvántartás is megfelelhet, nem kell minden telephelyen papírmappát tartani. Az ellenőrzés során viszont hozzáférhetővé kell tenni. A határozat felidézi a 115/2021. (III. 10.) Korm. rendelet egyik szabályát is: ha a hatóság iratbemutatást rendel el, és a munkáltató ezt elmulasztja, az eljárás során utóbb már nem pótolhatja.

Elég, ha hónap végén aláírjuk a beosztást?

Bizonyos esetekben igen. Az Mt. 134. § (3) bekezdése megengedi, hogy a rendes és a rendkívüli munkaidő nyilvántartását az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végi igazolásával vezessék, feltéve, hogy a változásokat naprakészen feltüntetik. Stabil beosztású irodában ez jól működik.

A csapda ott van, ahol a beosztás és a valóság rendszeresen elválik egymástól. Ha a jelenléti ív minden nap 8:00–16:30-at mutat, miközben a raktárban a műszak rendre negyedórát csúszik, vagy az étteremben zárás után még háromnegyed órát takarítanak, akkor a hónap végi aláírás egy valótlan nyilvántartást hitelesít. A fel nem vezetett többletidő elszámolatlan rendkívüli munkaidő lehet. Vitás esetben pedig a munkavállaló a saját jegyzeteivel, üzeneteivel vagy a beléptető rendszer adataival fogja bizonyítani az ellenkezőjét.

Mi köze ehhez az Európai Unió Bíróságának?

Az EU Bírósága 2019. május 14-én, a C-55/18. számú CCOO kontra Deutsche Bank ügyben kimondta: a tagállamoknak kötelezniük kell a munkáltatókat egy objektív, megbízható és hozzáférhető rendszer bevezetésére, amellyel minden munkavállaló napi munkaideje mérhető. A rendszer konkrét formáját a tagállamok határozzák meg, figyelembe véve az egyes ágazatok sajátosságait és bizonyos vállalkozások jellemzőit, például a méretüket.

Magyarországon az ítélet után nem módosították a 134. §-t, hiszen a (2) bekezdés a kezdő és befejező időpont rögzítését a 2012. július 1-jén hatályba lépett kódex óta előírja. A Kúria az 1/2022. JEH-ben kifejezetten hivatkozik a C-55/18. ítéletre, amikor a nyilvántartás kettős célját magyarázza: egyrészt a hatósági ellenőrzést szolgálja, másrészt megkönnyíti a munkavállalónak, hogy a munkaidejével és pihenőidejével kapcsolatos igényeit érvényesítse. A szabály tehát adott; a kérdés a végrehajtás.

Miért múlik a nyilvántartáson a túlóra és a munkaidőkeret?

Pontos nyilvántartás nélkül a munkáltató azt sem tudja bizonyítani, hogy betartotta a munkaidő korlátait. Ezeket a számokat érdemes fejben tartani (hatályos Mt.):

A 400 órás felső határ és a 36 hónapos munkaidőkeret a 2018. évi CXVI. törvénnyel került az Mt.-be, 2019. január 1-jei hatállyal; a közbeszéd ezt nevezte „rabszolgatörvénynek”. Az önként vállalt túlmunkáról szóló megállapodást a munkavállaló a naptári év végére felmondhatja. A kereteket arányosan kell alkalmazni, ha a munkaviszony évközben kezdődött, határozott időre vagy részmunkaidőre jött létre (109. § (3)).

Munkaidőkeretben dolgozó csapatnál a nyilvántartás a keret végén válik igazán fontossá. Ekkor derül ki, hogy a teljesített munkaidő meghaladja-e a keretben teljesítendőt, vagyis keletkezett-e kereten felüli rendkívüli munkaidő (Mt. 107. § b) pont), amelyet a bérszámfejtésnek el kell számolnia.

Tipikus buktatók ágazatonként

Kiskereskedelem

A beosztást legalább egy hétre, a napi munkaidő kezdete előtt legalább 168 órával korábban írásban kell közölni. Előre nem látható körülmény esetén legkésőbb 96 órával előtte lehet módosítani (Mt. 97. § (4)–(5)). Ha a boltvezető üzenetben kéri meg valamelyik eladót, hogy „ugorjon be holnap kettőre”, az a beosztás módosítása, és ennek a nyilvántartásban is látszania kell.

Logisztika, raktározás

Egy raktárban jellemzően több műszak fut, munkaidőkeretben, csúcsidőszakban hétvégi munkával. A legtöbb vita a műszakváltásnál keletkezik: ki mikor ért be ténylegesen, és megvolt-e a napi pihenőidő a következő műszak kezdetéig. Ha az ívet a nap végén fejből töltik ki, szinte biztosan pontatlan lesz.

Vendéglátás

Az étteremben gyakori az osztott munkaidő és a rövid határidővel változó beosztás, a csapatban pedig sok a diák és az alkalmi munkavállaló. Ha egyszerűsített foglalkoztatásról vagy alkalmi munkáról van szó, és a felek a minta-munkaszerződést használták, az Mt. 203. § (4) bekezdése szerint a 134. §-t nem kell alkalmazni. Ez csak erre a körre igaz, a konyhán dolgozó törzsállományra a teljes szabály vonatkozik.

Építőipar

Az építkezésen a helyszín hétről hétre változhat, és gyakran több alvállalkozó dolgozik egymás mellett. A foglalkoztatás-felügyeleti hatóság bármelyik foglalkoztatási helyszínen külön engedély és előzetes értesítés nélkül tarthat ellenőrzést, és megtekintheti a be- és kilépést rögzítő berendezések adatait is (2020. évi CXXXV. törvény 8. § (3)–(4) bekezdés). A Kúria szerint a nyilvántartásnak nem kell fizikailag a felvonulási konténerben lennie, de az ellenőrzés során elérhetővé kell tenni.

Egészségügy

Az egészségügyben az ügyelet és a készenlét mindennapos, és nem ritka, hogy valaki több munkahelyen dolgozik. Az egészségügyi szolgálati jogviszonyra a 2020. évi C. törvény (Eszjtv.) saját szabályokat tartalmaz, ezért itt az ágazati jogszabályt is meg kell nézni. Az állami fenntartású egészségügyi intézményekben emellett az egészségügyi törvény (Eütv. 155/A. §) egységes, arcképazonosításon alapuló beléptető rendszert ír elő a munkaidő betartásának ellenőrzésére. Ez szűk, törvényben megteremtett kivétel, más munkáltatókra nem vonatkozik.

Ki ellenőriz, és mibe kerülhet egy hiányos nyilvántartás?

A 2021. március 1-jén hatályba lépett 2020. évi CXXXV. törvény (Fftv.) hatályon kívül helyezte a munkaügyi ellenőrzésről szóló 1996. évi LXXV. törvényt, így ma már foglalkoztatás-felügyeleti hatósági ellenőrzésről beszélünk. A 320/2014. (XII. 13.) Korm. rendelet szerint ezt a feladatot a miniszter, továbbá a fővárosi és vármegyei kormányhivatalok látják el.

Ha az ellenőr jogsértést talál, a hatóság kötelezheti a munkáltatót a jogsértés megszüntetésére, figyelmeztetést alkalmazhat, vagy munkaügyi bírságot szabhat ki (Fftv. 9. §). A 115/2021. (III. 10.) Korm. rendelet szerint a mérlegelés alapján kiszabott munkaügyi bírság legkisebb összege 150 000 forint. Jogi személy (vagy jogi személyiség nélküli szervezet) foglalkoztatónál a felső határ középvállalkozás esetén 20 millió, 249 főnél több foglalkoztatott esetén 25 millió forint. Az összeget az egy eljárásban feltárt összes jogsértés figyelembevételével állapítják meg, és ahol a nyilvántartás hiányos, ott jellemzően a túlórák elszámolása és a pihenőidők betartása is kérdésessé válik.

Gyors önellenőrzés a következő bérzárás előtt

Hat kérdés, amelyet érdemes feltenni, mielőtt a hónap lezárul:

• Látszik-e minden munkanapra a tényleges kezdés és befejezés, nem csak a beosztás?
• Külön rögzítjük-e a készenlétet és az ügyeletet?
• Ha hónap végi igazolással dolgozunk, aznap felvezetjük-e a változásokat?
• Megvannak-e írásban az önként vállalt túlmunkáról szóló megállapodások, és szerepelnek-e a nyilvántartásban?
• Be tudjuk-e mutatni a nyilvántartást egy váratlan helyszíni ellenőrzéskor, akár laptopról vagy telefonról?
• Ki javíthat utólag a nyilvántartásban, és visszakövethető-e, mi változott?

Hol segíthet egy QR-alapú jelenléti rendszer?

Ahol a papír a gyenge pont, érdemes elektronikus jelenléti rendszerben gondolkodni. A HelloPDKS is ilyen: a munkavállalók mobilalkalmazással olvassák be a belépési ponton kihelyezett QR-kódot vagy a fali terminál időről időre változó QR-kódját. A helyadat-ellenőrzés opcionális, internetkapcsolat nélkül a leolvasások sorba állnak. A vezető élőben látja a jelenlétet, értesítést kap késésről és korai távozásról, a javítási kérelmek pedig jóváhagyással kerülnek be. A havi jelenléti ív PDF-ben letölthető, van túlóra- és munkaidő-megfelelési riport, a bérszámfejtéshez CSV-export, és több telephely is kezelhető egy felületről.

Két dolgot érdemes előre tudni: a kezelőfelület jelenleg török és angol nyelvű, a hazai bérszámfejtő programokba pedig CSV-fájllal lehet adatot átadni, közvetlen magyar integráció nincs. A nyilvántartás jogszerűségéért, a beosztástól a túlmunka-megállapodásokig, továbbra is a munkáltató felel; a rendszer ehhez ad pontos alapadatot. Bővebben: hellopdks.com.