Távmunka

Home office és munkaidő-nyilvántartás: mit kell rögzíteni otthon?

A „home office” 2020 óta sok cégnél a hétköznapok része lett: a könyvelőirodában kedden és csütörtökön bent vannak, a szoftverfejlesztők havonta egyszer jönnek be, az ügyfélszolgálat fele otthonról veszi fel a telefont. A munkaidő-nyilvántartás viszont sok helyen megmaradt annál, ami a pandémia előtt volt: egy irodában kitöltött jelenléti ív, amelyen az otthoni napokra egyszerűen beírják, hogy „HO, 8 óra”.

Kényelmes megoldás, csak éppen a törvény ennél többet kér. Sorra vesszük, mit mond a munka törvénykönyve (Mt.) a távmunkáról, hogyan kell otthoni munkánál nyilvántartani a munkaidőt, mikor könnyít a kötetlen munkarend, és meddig mehet el a munkáltató az ellenőrzésben anélkül, hogy a NAIH-val gyűlne meg a baja.

Távmunka vagy „home office”? Nem ugyanaz

A „home office” köznyelvi kifejezés, az Mt. távmunkavégzésről beszél. A 196. § (1) bekezdése szerint távmunkavégzés esetén a munkavállaló a munkát a munkaidő egy részében vagy egészében a munkáltató telephelyétől elkülönült helyen végzi. A (2) bekezdés szerint ebben a munkaszerződésben kell megállapodni. A szakasz mai szövege 2022. június 1. óta hatályos (2021. évi CXXX. törvény), a korábbi 197. §-t ugyanettől a naptól hatályon kívül helyezték.

Ha a felek másként nem állapodnak meg, a 196. § (3) bekezdése szerint távmunkánál

• a munkáltató utasítási joga a munkavállaló által ellátandó feladatok meghatározására terjed ki,
• az ellenőrzési jogát távolról, számítástechnikai eszköz alkalmazásával gyakorolja,
• a munkavállaló a telephelyen a tárgyévben legfeljebb a munkanapok egyharmadában dolgozik,
• a munkáltató biztosítja, hogy a munkavállaló beléphessen a területére, és kapcsolatot tarthasson a kollégáival.

Az egyharmados szabály sok HR-est meglep. Egy heti három irodai nappal működő hibrid modell ennél jóval több bejárást jelent. Ez nem tilos, csak akkor a munkaszerződésben vagy a távmunka-megállapodásban ettől eltérően kell rendelkezni.

Ha nincs távmunka-megállapodás, az alkalmi otthoni munka jogi keretét külön kell tisztázni. Szóba jöhet például a munkaszerződés módosítása, vagy az Mt. 53. §-a szerinti átmeneti, a munkaszerződéstől eltérő munkahelyen történő foglalkoztatás, amely naptári évenként összesen legfeljebb 44 beosztás szerinti munkanapig vagy 352 óráig tarthat. Melyik illik az adott helyzetre, azt érdemes munkajogásszal egyeztetni.

2023. január 1. óta a nyolc évnél fiatalabb gyermeket nevelő, illetve a hozzátartozót gondozó munkavállaló – a munkaviszony első hat hónapját kivéve – kérheti a távmunkavégzést (Mt. 61. § (4) bekezdés). A munkáltatónak tizenöt napon belül írásban kell nyilatkoznia, elutasítás esetén indokolással.

Otthon is kell munkaidő-nyilvántartás?

Igen. Az Mt. 134. §-a nem tesz kivételt a távmunkára: a rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság tartamát, valamint a rendes és rendkívüli munkaidő és a készenlét kezdő és befejező időpontját otthoni munkánál is naprakészen kell rögzíteni. A „HO, 8 óra” bejegyzés ezért kevés, ha nem derül ki belőle, hogy a munkavállaló mettől meddig dolgozott.

A Kúria 2022-es jogegységi határozata (1/2022. JEH) kifejezetten említi az informatikai eszközökkel távolról végzett munkát. Azt mondja, hogy a nyilvántartási rendszerek és a munkavégzés sokfélesége miatt mindig az adott esetben, a módszer (elektronikus vagy manuális, központi vagy helyi) és a munkavégzés jellege alapján kell eldönteni, eleget tett-e a munkáltató a kötelezettségének. A nyilvántartásnak nem kell egy adott helyen lennie, de objektívnek, megbízhatónak, naprakésznek és ellenőrizhetőnek kell lennie.

Egy dolgot érdemes tisztán látni: a munkaidő-nyilvántartás nem teljesítménymérés. Azt kell rögzíteni, mikor dolgozott valaki, nem azt, hány e-mailt küldött vagy hányszor mozdította meg az egeret.

Mikor könnyít valóban a kötetlen munkarend?

Sok otthonról dolgozó munkakörben (fejlesztő, elemző, tanácsadó) felmerül a kötetlen munkarend. Az Mt. 96. § (2) bekezdése szerint a munkáltató a munkaidő beosztásának jogát a munkavégzés önálló megszervezésére tekintettel írásban átengedheti a munkavállalónak. A kötetlen jelleget nem érinti, ha a feladatok egy részét sajátos jellegüknél fogva meghatározott időpontban kell elvégezni; egy heti csapatmegbeszélés tehát belefér.

A 96. § (3) bekezdése szerint kötetlen munkarendnél a munkaidő-beosztásra, pihenőidőkre és rendkívüli munkaidőre vonatkozó 93–112. §-t, valamint a 134. § (1) bekezdés a)–b) pontját nem kell alkalmazni. Magyarul: a rendes és rendkívüli munkaidőt, illetve a készenlétet nem kell nyilvántartani, a szabadságot viszont igen.

Két dologra viszont figyelni kell. Az egyik, hogy a kötetlen munkarendet írásban kell átengedni, a szóbeli „úgyis rugalmasan dolgozunk” nem elég. A másik, hogy ha a munkáltató a gyakorlatban mégis megmondja, mikor kell online lenni, ki kell lépni a 9-es reggeli hívásra, és este hétig elérhetőnek kell maradni, akkor nehezen védhető, hogy a munkavállaló valóban maga szervezi a munkaidejét. A sokfelé használt „rugalmas munkaidő” törzsidővel és rugalmas sávval szintén nem azonos a kötetlen munkarenddel: amíg a beosztás joga nincs írásban átengedve, a teljes nyilvántartási kötelezettség él.

Hogyan rögzítsük az otthoni munkaidőt a gyakorlatban?

Néhány megoldás, amely otthoni munkánál jól működik:

• Napi be- és kijelentkezés egy alkalmazásban vagy webes felületen, a munka tényleges kezdetével és végével. Ez a legegyszerűbb, és vita esetén ebből lesz a legjobb bizonyíték.
• Hónap végi igazolás az Mt. 134. § (3) bekezdése szerint: ha van írásban közölt beosztás, a nyilvántartás vezethető annak hónap végi igazolásával, de csak akkor, ha az eltéréseket naprakészen felvezetik. Stabil, kiszámítható beosztásnál ez elég, például egy könyvelőirodában, ahol mindenki fél kilenctől ötig dolgozik.
• Túlóra előzetes kérése és jóváhagyása. Otthon könnyen elcsúszik egy-egy este. A rendkívüli munkaidőt a munkáltató rendeli el, a munkavállaló kérésére írásban (Mt. 108. § (1) bekezdés). Ha a cég egyértelmű folyamatot ad (kérés, jóváhagyás, rögzítés), kevesebb lesz a meglepetés a bérzáráskor.
• Pihenőidő figyelése. A legalább tizenegy órás napi pihenőidő (Mt. 104. §) otthon is jár. Ha a nyilvántartásból az látszik, hogy valaki éjjel egykor még dolgozott, reggel nyolckor pedig már újra, azért a munkáltató is felel.

A laptop bejelentkezési naplója vagy a vállalati chat „aktív” státusza csábító forrásnak tűnik, de munkaidő-nyilvántartásnak pontatlan. Ha pedig ellenőrzésre használják, külön adatvédelmi mérlegelés kell hozzá; erről alább lesz szó.

Meddig mehet el az ellenőrzés otthon?

Az Mt. 11/A. § (1) bekezdése szerint a munkavállaló a munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében ellenőrizhető, a munkáltató technikai eszközt is alkalmazhat, de erről előzetesen írásban tájékoztatnia kell. A 9. § (2) bekezdése szerint a személyiségi jog csak akkor korlátozható, ha az a munkaviszony rendeltetésével közvetlenül összefüggő okból feltétlenül szükséges, és a cél elérésével arányos. A korlátozás módjáról, feltételeiről, várható tartamáról, valamint a szükségességét és arányosságát alátámasztó körülményekről szintén előzetesen, írásban kell tájékoztatni.

Távmunkánál ehhez jön a 196. § (4) bekezdése: ha a munkáltató az ellenőrzést a távmunkavégzés helyén gyakorolja, az nem jelenthet aránytalan terhet sem a munkavállalónak, sem az ingatlant használó más személynek, vagyis a családtagoknak vagy a lakótársnak sem.

A NAIH 2016-os, a munkahelyi adatkezelésekről szóló tájékoztatója néhány kérdésben egyértelmű:

• A céges járművek GPS-éről szóló részben kimondja, hogy ha a munkavállaló otthonról, home office-ban dolgozik, a GPS alkalmazása nem indokolt. Munkaidőn kívül a munkavállaló földrajzi helyzete egyébként sem ellenőrizhető.
• A munkahelyi kamerákról azt írja, hogy az Mt. önmagában nem ad felhatalmazást elektronikus megfigyelőrendszer alkalmazására; ahhoz minden esetben érdekmérlegelési teszt kell. Egy folyamatosan bekapcsolt webkamera az otthoni munkavégzésnél ennél is nehezebben igazolható.
• A céges laptop, e-mail és internethasználat ellenőrzésénél is a munkáltató jogos érdeke a jogalap, előzetes érdekmérlegeléssel, a célhoz kötöttség és az arányosság szem előtt tartásával.

A képernyőképeket készítő, billentyűleütéseket számláló „produktivitásmérő” programok ezért a legtöbb munkakörben komoly kockázatot jelentenek. A munkaidő igazolására nincs rájuk szükség, és a GDPR adattakarékossági elve (5. cikk (1) bekezdés c) pont) éppen az ilyen „hátha jól jön” adatgyűjtés ellen szól.

Ha a cégnél üzemi tanács működik, a munkavállaló ellenőrzésére szolgáló technikai eszköz alkalmazásáról és a munkarend meghatározásáról a döntés előtt legalább tizenöt nappal ki kell kérni a véleményét (Mt. 264. § (1)–(2) bekezdés).

Mi kerüljön a távmunka-szabályzatba?

Egy rövid belső szabályzat a legtöbb vitát megelőzi. Ezeket érdemes benne rendezni:

• Kire vonatkozik a távmunka, és hány napot kell a telephelyen tölteni (ha eltérnek az egyharmados alapszabálytól).
• Kötött vagy kötetlen munkarend; ha kötetlen, az írásbeli átengedés és a kötelező, fix időpontú feladatok köre.
• Hogyan és mikor rögzíti a munkavállaló a munka kezdetét és végét, és ki hagyja jóvá a javításokat.
• A rendkívüli munkaidő kérésének és jóváhagyásának menete.
• Hogyan, milyen eszközzel és milyen gyakran ellenőriz a munkáltató, és mit nem csinál biztosan (például nincs webkamerás megfigyelés, nincs helykövetés).
• Az adatkezelési tájékoztató: milyen adat keletkezik, ki látja, meddig őrzik.

Hibrid csapatok és a HelloPDKS

A HelloPDKS-t helyszíni belépési pontokra tervezték: a munkavállaló a mobilalkalmazással olvassa be a telephelyen kihelyezett QR-kódot vagy a fali terminál időről időre változó QR-kódját. A helyadat-ellenőrzés opcionális, internet nélkül a leolvasások sorba állnak. Hibrid csapatnál ezért elsősorban az irodában, telephelyen töltött napokat rögzíti. A távmunkanapok nyilvántartását bevezetés előtt érdemes külön végiggondolni, hogy minden munkanapra legyen hiteles kezdés és befejezés.

A vezetői panelen élő jelenlét, késés- és korai távozás-értesítés, szabadság- és javítási kérelmek, havi jelenléti ív PDF-ben, túlóra- és munkaidő-megfelelési riport, CSV-export a bérszámfejtéshez (közvetlen kapcsolat magyar bérszámfejtő programmal nincs) és többtelephelyes kezelés érhető el. A kezelőfelület jelenleg török és angol nyelvű. Részletek: hellopdks.com.