Normativa del lavoro

Registrazione dell'orario di lavoro: obblighi, LUL e sanzioni

Quando nel maggio 2019 la Corte di giustizia dell'Unione europea ha deciso il caso CCOO contro Deutsche Bank, in Spagna e in Germania si è parlato per mesi di «ritorno del cartellino». In Italia la reazione è stata più tiepida, e non per distrazione: da noi un registro giornaliero delle ore esiste per legge dal 2008, si chiama Libro Unico del Lavoro e ogni consulente del lavoro lo chiude mese dopo mese.

Il punto, semmai, è un altro. Il LUL va alimentato con qualcosa: un cartellino, un foglio Excel, un'app, a volte la memoria del capo reparto. Se la fonte non è affidabile, il libro riporta numeri che non reggono né a un'ispezione né a una vertenza sugli straordinari. Conviene quindi partire da quello che la normativa chiede davvero e da dove, nella pratica, si sbaglia più spesso.

Cosa ha deciso la Corte di giustizia nel 2019

Con la sentenza del 14 maggio 2019 (causa C-55/18) la Corte ha stabilito che gli Stati membri devono imporre ai datori di lavoro un sistema oggettivo, affidabile e accessibile che consenta di misurare la durata dell'orario di lavoro giornaliero di ciascun lavoratore. Il ragionamento è lineare. Senza sapere quante ore si lavorano ogni giorno, non si può verificare il rispetto del limite medio di 48 ore settimanali e dei riposi minimi previsti dalla direttiva 2003/88/CE e dalla Carta dei diritti fondamentali.

La Corte non ha imposto uno strumento preciso e ha lasciato agli Stati la scelta delle modalità concrete, tenendo conto delle particolarità dei settori e perfino delle dimensioni delle imprese. Il diritto europeo, insomma, non obbliga nessuno a montare un marcatempo all'ingresso. Pretende però che il dato sia attendibile e che si possa consultare.

Nel dicembre 2024 la Corte è tornata sul tema con la causa C-531/23 (Loredas), relativa al lavoro domestico in Spagna: una normativa o una prassi che esonera i datori di lavoro domestico dall'obbligo di misurare l'orario è contraria al diritto dell'Unione. Da noi è un passaggio da seguire con attenzione, perché il datore di lavoro domestico è escluso per legge dall'obbligo di tenere il LUL. Al momento in cui scriviamo non ci risultano interventi del legislatore italiano su questo punto.

Il calendario presenze del LUL, che in Italia esiste già

L'art. 39 del decreto-legge 112/2008, convertito dalla legge 133/2008, obbliga ogni datore di lavoro privato, escluso quello domestico, a istituire e tenere il Libro Unico del Lavoro. Oltre ai dati anagrafici e retributivi, il comma 2 prevede un calendario delle presenze da cui risultino, per ogni giorno, le ore lavorate da ciascun dipendente, le ore di straordinario, le assenze anche non retribuite, le ferie e i riposi. Per chi ha una retribuzione fissa o a giornata intera è sufficiente annotare la giornata di presenza.

Il libro si compila ogni mese, entro la fine del mese successivo, e si conserva per cinque anni dall'ultima registrazione (DM 9 luglio 2008). Tradotto: le presenze di ottobre devono risultare nel libro al più tardi a fine novembre, e chi elabora le paghe di solito le vuole ben prima, per chiudere i cedolini.

Tra gli addetti ai lavori la lettura prevalente è che questo impianto soddisfi già, nella sostanza, quanto chiesto dalla Corte. Il LUL però è il punto d'arrivo, non lo strumento di misurazione. Se le ore vengono ricostruite a fine mese o copiate dall'orario teorico, il requisito di oggettività diventa difficile da sostenere.

Quali limiti la rilevazione deve permettere di verificare

Le regole di fondo stanno nel decreto legislativo 66/2003, e un buon sistema di rilevazione serve anzitutto a dimostrare di averle rispettate.

Accanto alla legge c'è il contratto collettivo, che fissa orario normale, maggiorazioni, turni, flessibilità e banca ore. Commercio, turismo e logistica hanno ciascuno le proprie regole: la rilevazione va configurata su quelle, non su un generico 9-18.

Quanto costa un LUL sbagliato

Per l'omessa o infedele registrazione di dati che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali (art. 39, comma 7) le sanzioni sono graduate:

• da 150 a 1.500 euro;
• da 500 a 3.000 euro se la violazione riguarda più di cinque lavoratori o un periodo superiore a sei mesi;
• da 1.000 a 6.000 euro se riguarda più di dieci lavoratori o un periodo superiore a dodici mesi.

Gli errori meramente materiali non sono puniti. Lo sono invece gli straordinari pagati fuori busta e mai registrati, o il part-time che in realtà fa il tempo pieno. Sono i casi che emergono di solito quando l'Ispettorato Territoriale del Lavoro confronta il calendario presenze con le dichiarazioni del personale. La mancata istituzione o tenuta del libro costa da 500 a 2.500 euro, l'omessa esibizione agli ispettori da 200 a 2.000 euro.

A queste si aggiungono le sanzioni dell'art. 18-bis del D.Lgs. 66/2003 per il superamento della durata media e per i riposi non goduti, anch'esse a scaglioni in base al numero di lavoratori e ai periodi coinvolti. Gli importi di base sono stati raddoppiati nel 2013 e poi aumentati del 20% dalla legge di bilancio 2019: per una stima affidabile conviene chiedere al consulente il calcolo aggiornato. Resta poi il rischio meno visibile e spesso più caro: il contenzioso. In una vertenza sugli straordinari, timbrature e calendario presenze sono tra i primi documenti che finiscono sul tavolo.

Dove si inciampa, settore per settore

Commercio e GDO

Qui si lavora con orari spezzati, aperture domenicali, part-time con clausole elastiche, supplementari chiesti all'ultimo momento. Il problema raramente è la timbratura in sé, quanto lo scarto tra turno pianificato e turno effettivo. L'addetta del supermercato che resta mezz'ora in più per chiudere la cassa, tre sere a settimana, a fine anno ha accumulato decine di ore che nel LUL non compaiono.

Logistica e magazzini

Turni a ciclo continuo, cambi squadra, picchi stagionali (il periodo natalizio, per un hub di e-commerce) coperti con somministrati o cooperative in appalto. Il punto critico è il riposo di 11 ore: chi passa dal turno serale a quello del mattino, se il cambio non è pianificato con cura, rischia di non goderlo. E quando nello stesso magazzino lavorano più datori di lavoro, ciascuno deve rilevare le presenze del proprio personale.

Alberghi, ristoranti, bar

Tra stagione estiva, banchetti e coperti del sabato sera, orario contrattuale e orario reale qui divergono spesso. Il lavoro intermittente aggiunge un adempimento: prima di ogni prestazione, o di un ciclo di prestazioni fino a trenta giorni, la durata va comunicata all'Ispettorato; per ogni lavoratore per cui manca la comunicazione la sanzione va da 400 a 2.400 euro (art. 15 D.Lgs. 81/2015). Una rilevazione che registra davvero entrate e uscite fa emergere subito le chiamate non comunicate.

Smart working

Il lavoro agile è per definizione senza precisi vincoli di orario, ma l'art. 18 della legge 81/2017 richiama comunque i limiti di durata massima giornaliera e settimanale. Molte aziende risolvono con una dichiarazione di inizio e fine attività. Ciò che non si può fare è usare la rilevazione come pretesto per localizzare di continuo chi lavora da casa, un tema su cui il Garante privacy è molto attento.

Come impostare la rilevazione in una PMI

1. Partire dal CCNL, non dal software. Orario normale, turni, flessibilità in entrata, banca ore e maggiorazioni sono le regole che il sistema deve applicare.
2. Registrare l'orario effettivo, non quello teorico. L'orario pianificato serve da confronto; nel calendario presenze vanno le ore lavorate davvero.
3. Prevedere le correzioni e tenerne traccia. La timbratura dimenticata capita a tutti. L'importante è che la correzione venga richiesta, approvata da un responsabile e resti visibile, invece di sovrascrivere il dato originale.
4. Chiudere il mese prima del consulente. Una scadenza interna, per esempio il terzo giorno lavorativo, entro cui il responsabile verifica anomalie, straordinari e assenze: chi elabora i cedolini riceve dati già consolidati.
5. Controllare i limiti strada facendo. Un report settimanale su riposi sotto le 11 ore e medie vicine alle 48 evita di scoprire il problema a periodo di riferimento chiuso.
6. Informare i lavoratori. Gli strumenti di registrazione di accessi e presenze non richiedono accordo sindacale (art. 4, comma 2, dello Statuto dei lavoratori), ma serve un'informativa chiara su funzionamento e uso dei dati. Se in azienda c'è una RSU o una RSA, coinvolgerla dall'inizio risparmia discussioni dopo.
7. Lasciar perdere le impronte digitali. Il Garante privacy ha sanzionato più volte l'uso di dati biometrici per le presenze, quindi la strada percorribile resta quella di badge, PIN o QR.

Dove si inserisce HelloPDKS

HelloPDKS è un sistema di rilevazione presenze basato su QR. Il dipendente inquadra con l'app un codice esposto all'ingresso, stampato oppure mostrato da un terminale a parete che lo rigenera periodicamente; la verifica della posizione è facoltativa e, se manca la connessione, la timbratura resta in coda e parte appena torna la rete. Dal pannello si seguono presenze in tempo reale, ritardi e uscite anticipate, ferie e permessi, richieste di correzione, anche su più sedi. A fine mese si scaricano il prospetto presenze in PDF, un report su straordinari e rispetto dei limiti di orario e un file CSV da passare al consulente del lavoro.

Va detto con chiarezza che l'interfaccia oggi è in turco e in inglese, non in italiano, e che non esistono integrazioni dirette con i software paghe italiani: i dati passano via CSV. Se per voi non è un ostacolo, potete richiedere una demo.