Legislația muncii

Evidența orelor de muncă (art. 119 Codul muncii): ce verifică ITM

Un control inopinat al ITM începe aproape mereu la fel, fie că inspectorii intră într-un depozit din Ilfov, într-un magazin dintr-un mall din Cluj sau pe un șantier din Iași. Cer copiile contractelor individuale de muncă și evidența orelor lucrate. A doua cerere încurcă mai multe firme decât prima.

Explicația e simplă. Mulți angajatori încă tratează pontajul ca pe un formular de salarizare, pe care contabilul îl completează la sfârșitul lunii cu 8 ore pe zi pentru toată lumea. Codul muncii cere altceva, iar inspectorii cunosc foarte bine diferența.

Ce spune exact art. 119 din Codul muncii

Iată alineatul (1) al art. 119, în forma în vigoare:

„Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă definit potrivit art. 16¹ evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru.”

Din text rezultă trei cerințe pe care multe firme le trec cu vederea:

• zilnic și pentru fiecare salariat, nu un total lunar;
• ora de începere și ora de sfârșit, nu doar numărul de ore;
• la locul de muncă, adică la punctul de lucru unde salariatul își desfășoară efectiv activitatea, nu într-un dosar de la sediul social din alt oraș.

Ultimele două au fost adăugate prin OUG nr. 53/2017, aplicabilă din 7 august 2017. Obligația de a ține evidența orelor exista însă din 2003, de la intrarea în vigoare a Codului muncii. Inspecția Muncii a precizat că ordonanța „nu a făcut decât să clarifice o reglementare deja existentă”. Pentru salariații mobili și pentru cei care lucrează la domiciliu, alin. (2) permite ținerea evidenței în condițiile stabilite printr-un acord scris cu salariatul.

Pe hârtie sau electronic? Ce acceptă ITM

Legea nu impune un anumit format. În clarificările publicate după adoptarea OUG 53/2017, Inspecția Muncii spune explicit că legiuitorul nu a stabilit modul în care se ține evidența și că aceasta „poate fi ținută atât pe suport de hârtie cât și electronic”. Documentul dă ca exemple accesul pe bază de card și, la șoferi, înregistrările din tahograf.

Mai interesant este ce spune același document despre pontajul centralizator. Acesta trebuie să aibă la bază documentele primare de evidență de la locul de muncă. Nu poate fi un formular completat la sediu, fără legătură cu munca efectiv prestată. Exemplul dat de ITM e cât se poate de concret: firme de pază ale căror pontaje arătau 8 ore pe zi, uneori chiar 2 sau 4, în timp ce registrele de predare-primire a serviciului de la fiecare post arătau ture de 12, 16 sau 24 de ore, inclusiv sâmbăta și duminica.

Pontajul are și o funcție contabilă. Documentele de evidență a timpului efectiv lucrat stau la baza statului de salarii, așa că un pontaj care nu reflectă realitatea duce la un stat de salarii la fel de departe de ea.

Contextul european

În cauza C-55/18 (CCOO, 14 mai 2019), Curtea de Justiție a Uniunii Europene a stabilit că statele membre trebuie să le impună angajatorilor un sistem obiectiv, fiabil și accesibil de măsurare a timpului de lucru zilnic al fiecărui lucrător. România avea deja, prin art. 119, o regulă explicită. Hotărârea mută însă accentul: nu ajunge ca evidența să existe, ea trebuie să fie și credibilă.

Cum arată o evidență care rezistă la control

Pentru fiecare zi și fiecare salariat, o evidență solidă ar trebui să cuprindă cel puțin următoarele:

Corecturile merită discutate separat. Oricine uită din când în când să ponteze la plecare. Problema apare când evidența e „reparată” la final de lună fără nicio urmă, așa că nu se mai vede cine a modificat, când și de ce. Pentru un inspector, un pontaj cu corecturi documentate e mult mai credibil decât unul fără nicio pată.

Ce amenzi riscați pentru evidența timpului de muncă

• 1.500–3.000 lei pentru încălcarea obligației de la art. 119 (art. 260 alin. (1) lit. m)).
• 1.500–3.000 lei pentru fiecare persoană identificată ca prestând muncă suplimentară cu nerespectarea dispozițiilor legale (lit. i)).
• 10.000–15.000 lei pentru fiecare persoană, fără a depăși 200.000 lei în total, când salariații cu normă parțială lucrează peste durata din contract (lit. e³)). Legea consideră această situație muncă nedeclarată (art. 15¹ lit. d)).
• 40.000 lei pentru fiecare persoană, cu un plafon de 1.000.000 lei, pentru primirea la muncă fără contract individual de muncă. Valorile au fost majorate prin Legea nr. 239/2025 și, potrivit ITM, se aplică din 18 decembrie 2025.

În practică, cel mai periculos e cazul normei parțiale. O casieră angajată cu 4 ore pe zi, care mai rămâne „două ore, că e aglomerat”, transformă o problemă de organizare într-o amendă de cel puțin 10.000 lei. Iar inspectorul constată asta exact din evidența orelor.

REGES-ONLINE nu ține pontajul în locul dumneavoastră

De la 1 ianuarie 2026, registrul general de evidență a salariaților se transmite exclusiv prin REGES-ONLINE, platforma reglementată de HG nr. 295/2025. Revisal a fost închis după ce termenul de tranziție fusese prelungit prin OUG nr. 46/2025. În REGES-ONLINE apar, printre altele, durata timpului de muncă și repartizarea acestuia, așa cum sunt stabilite prin contract. Modificările acestor elemente se transmit cel târziu în ziua anterioară producerii lor.

Ce nu apare în REGES-ONLINE sunt orele efectiv lucrate în fiecare zi. Nu am găsit nicio prevedere, în vigoare sau în proiect, care să oblige angajatorii să raporteze acolo pontajul zilnic. Evidența de la art. 119 rămâne o obligație separată, pe care angajatorul o ține la locul de muncă.

Atenție și la situația juridică a HG 295/2025. Pe 2 aprilie 2026, Curtea de Apel Constanța a anulat hotărârea în primă instanță, dar a respins cererea de suspendare. Decizia nu este definitivă, iar platforma funcționează în continuare, așa că obligațiile rămân aplicabile până la o soluție definitivă a Înaltei Curți. Separat, în octombrie 2026 Inspecția Muncii a anunțat un „Spațiu Privat Virtual” care va fi obligatoriu pentru angajatori. Actul normativ este încă în pregătire.

Telemunca și salariații mobili

Pentru telesalariați, Legea nr. 81/2018 cere ca în contractul individual de muncă să fie prevăzută „modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate de telesalariat”. Pentru agenții de vânzări sau tehnicienii de service care stau toată ziua pe drumuri, art. 119 alin. (2) permite un acord scris privind modul de evidență. Acordul trebuie să existe efectiv și să fie respectat în practică. Dacă lipsește, se aplică regula generală.

Verificare rapidă înainte de un control

• Aveți o evidență zilnică, cu ora de început și de sfârșit, pentru fiecare salariat?
• Poate fi consultată la punctul de lucru, pe hârtie sau electronic, de persoana desemnată?
• Se potrivește pontajul centralizator cu documentele primare: registrele de pază, fișele de tură, datele din sistemul de acces?
• Au lucrat vreodată salariații cu normă parțială peste orele din contract?
• Orele suplimentare au fost compensate cu timp liber în 90 de zile sau plătite cu spor?
• La telesalariați, contractul prevede modul de evidență a orelor?

Pontaj electronic cu cod QR

Dacă evidența zilnică se ține încă într-un caiet sau în Excel, un sistem precum HelloPDKS vă poate ușura munca. Salariații scanează cu telefonul un cod QR afișat la punctul de lucru sau codul unui terminal de perete, care se schimbă periodic. Ora de intrare și ora de ieșire se înregistrează în momentul real, pentru locul de muncă respectiv. Managerul vede în timp real cine e la program, primește alerte pentru întârzieri și aprobă cererile de corectare, care rămân în istoric. Foaia lunară de prezență se descarcă în PDF, iar datele în CSV, pentru programul de salarizare. Verificarea locației e opțională, iar scanările făcute fără internet se trimit ulterior.

Ca să fie clar: interfața HelloPDKS este în prezent în turcă și engleză, iar sistemul nu este conectat la REGES-ONLINE. Rolul lui este să vă dea o evidență a orelor de încredere. Calculul sporurilor după regulile din România și raportările oficiale rămân în sarcina dumneavoastră și a contabilului.