Προστασία δεδομένων

Δακτυλικό αποτύπωμα για το ωράριο: τι λέει η Αρχή και ο ΓΚΠΔ

Ο προμηθευτής το παρουσιάζει πειστικά: ένας αναγνώστης δακτυλικού αποτυπώματος στην είσοδο, και τελειώνει οριστικά το «χτύπα και για μένα, έρχομαι σε δέκα λεπτά». Για ένα εργοστάσιο τροφίμων στη Βοιωτία ή μια αλυσίδα καταστημάτων με πολλά σημεία, η ιδέα ακούγεται λογική. Υπάρχει όμως ένα «αλλά». Εδώ και πάνω από είκοσι χρόνια η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ) επιμένει στην ίδια θέση: τα βιομετρικά για τον έλεγχο του ωραρίου είναι κατά κανόνα δυσανάλογα.

Παρακάτω εξηγούμε τι ακριβώς έχει κρίνει η Αρχή, τι προβλέπουν ο ΓΚΠΔ και ο ν. 4624/2019 και ποιες εναλλακτικές λύνουν το ίδιο πρόβλημα με πολύ μικρότερο νομικό ρίσκο.

Γιατί το δακτυλικό αποτύπωμα δεν είναι «απλώς άλλο ένα δεδομένο»

Τα βιομετρικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται για την ταυτοποίηση προσώπου ανήκουν στις ειδικές κατηγορίες δεδομένων του άρθρου 9 του ΓΚΠΔ. Η επεξεργασία τους απαγορεύεται κατ' αρχήν και επιτρέπεται μόνο αν ισχύει κάποια από τις στενές εξαιρέσεις. Ένα όνομα ή ένας κωδικός κάρτας αλλάζει αν διαρρεύσει. Το δάχτυλο δεν αλλάζει.

Στον χώρο εργασίας ο κανόνας γίνεται αυστηρότερος. Το άρθρο 27 του ν. 4624/2019 επιτρέπει την επεξεργασία δεδομένων εργαζομένων μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητη για τη σύμβαση εργασίας. Η συγκατάθεση του εργαζομένου θεωρείται εξαίρεση: ανάμεσα σε εργοδότη και εργαζόμενο υπάρχει ανισότητα, και ένα «ναι» που δίνεται για να μη χαλάσει κανείς τη σχέση με τον προϊστάμενο σπάνια είναι πραγματικά ελεύθερο. Τα δεδομένα ειδικών κατηγοριών επιτρέπονται μόνο όταν χρειάζονται για υποχρεώσεις του εργατικού δικαίου ή της κοινωνικής ασφάλισης. Η καταγραφή του ωραρίου όμως γίνεται και χωρίς βιομετρικά, και εκεί ακριβώς χάνεται το επιχείρημα της αναγκαιότητας.

Η σταθερή γραμμή της Αρχής, από το 2000 έως σήμερα

Η Αρχή δεν άλλαξε θέση με την έλευση του ΓΚΠΔ. Μερικές χαρακτηριστικές αποφάσεις:

• Απόφαση 245/9/2000: η χρήση δακτυλικών αποτυπωμάτων για τον έλεγχο τήρησης του ωραρίου κρίθηκε μη θεμιτή. Οι εργαζόμενοι που αρνούνται να δώσουν αποτύπωμα δεν μπορούν να υποστούν κυρώσεις.
• Απόφαση 56/2009: η Αρχή δέχθηκε αποτυπώματα μόνο για την είσοδο σε χώρους υψηλής ασφάλειας, όπου φυλάσσονταν ιδιωτικά κλειδιά παρόχου πιστοποίησης. Όχι για το ωράριο.
• Απόφαση 74/2009: η χρήση βιομετρικών για τον έλεγχο εισόδου των εργαζομένων σε επιχείρηση με ενιαίο εργασιακό χώρο κρίθηκε παράνομη.
• Απόφαση 127/2012: ο Οργανισμός Λιμένος Ηρακλείου ζήτησε άδεια για σύστημα γεωμετρίας παλάμης, συμπληρωματικά με μαγνητικές κάρτες, για τον έλεγχο του ωραρίου. Η Αρχή το απαγόρευσε ως δυσανάλογο.
• 2017: σε απάντηση προς δήμο, η Αρχή επανέλαβε ότι ο έλεγχος παρουσίας με αποτύπωμα είναι «επαχθής και δυσανάλογος». Οι μαγνητικές κάρτες και οι δειγματοληπτικοί έλεγχοι αρκούν.

Στη θεματική της σελίδα για τα βιομετρικά, η Αρχή συνοψίζει τη θέση της: η βιομετρική ταυτοποίηση εργαζομένων και ο έλεγχος πρόσβασης επιτρέπονται μόνο όταν το επιβάλλουν ειδικές απαιτήσεις ασφάλειας, όταν δεν υπάρχει άλλο πρόσφορο μέσο και όταν υπάρχει νόμιμη βάση. Ως παραδείγματα αναφέρει στρατιωτικές εγκαταστάσεις και εργαστήρια υψηλού κινδύνου. Όχι ένα κατάστημα λιανικής ή ένα κέντρο διανομής.

Εκτίμηση αντικτύπου: υποχρεωτική πριν από οτιδήποτε

Ο ελληνικός κατάλογος πράξεων επεξεργασίας για τις οποίες απαιτείται Εκτίμηση Αντικτύπου (ΕΑΠΔ) περιλαμβάνει ρητά τη «συστηματική επεξεργασία βιομετρικών δεδομένων των εργαζομένων με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου». Ακόμη κι αν μια επιχείρηση πιστεύει ότι έχει ειδικό λόγο ασφάλειας, χρειάζεται τεκμηριωμένη ΕΑΠΔ πριν από την εγκατάσταση. Πόσο σοβαρά το παίρνει η Αρχή φάνηκε το 2024, σε μια υπόθεση εκτός εργασιακού πλαισίου: ο Ναυτικός Όμιλος Βουλιαγμένης, που χρησιμοποιούσε βιομετρική είσοδο για μέλη και συνοδούς, δέχθηκε συνολικά πρόστιμα 56.000 €. Τα 14.000 € από αυτά αφορούσαν ακριβώς την έλλειψη ΕΑΠΔ, και η επεξεργασία ανεστάλη.

Ούτε το Δημόσιο πέρασε τα βιομετρικά εύκολα

Τον Μάιο του 2026 η Ολομέλεια της Αρχής εξέδωσε τη Γνωμοδότηση 4/2026 για σχέδιο διάταξης του Υπουργείου Εσωτερικών που προέβλεπε βιομετρική καταγραφή παρουσίας στους δημόσιους φορείς. Κατέληξε ότι η ρύθμιση, όπως είχε διατυπωθεί, «δεν είναι συμβατή με τον ΓΚΠΔ και το ενωσιακό δίκαιο και δεν θα πρέπει να υιοθετηθεί». Έκρινε δυσανάλογη την εφαρμογή σε όλους ανεξαιρέτως τους υπαλλήλους, σημείωσε ότι δεν είχε τεκμηριωθεί γιατί δεν αρκούν ηπιότερα μέσα και βρήκε κενά στην εκτίμηση αντικτύπου. Τα βιομετρικά, κατά την Αρχή, μπορούν να είναι μόνο έσχατη λύση, υπό αυστηρούς όρους.

Σύμφωνα με δημοσιεύματα του Σεπτεμβρίου 2026, η διάταξη που τελικά ψηφίστηκε για ψηφιακή κάρτα στο Δημόσιο προβλέπει βιομετρικά μόνο κατ' εξαίρεση, μετά από γνώμη της Αρχής, και απαγορεύει τον γεωεντοπισμό των υπαλλήλων. Το τελικό κείμενο και οι λεπτομέρειες εφαρμογής δεν είχαν ακόμη δημοσιοποιηθεί πλήρως όταν γράφαμε αυτές τις γραμμές.

Και κάτι ενδεικτικό: όταν το ίδιο το κράτος σχεδίασε την ψηφιακή κάρτα εργασίας για τον ιδιωτικό τομέα, επέλεξε έναν QR κωδικό στο κινητό του εργαζομένου, την κάρτα του myErgani. Όχι αποτύπωμα.

Και η τοποθεσία; Το GPS έχει τους δικούς του κανόνες

Πολλές εφαρμογές παρουσιών ελέγχουν αν ο εργαζόμενος βρίσκεται πράγματι στο κατάστημα όταν «χτυπάει». Αυτό δεν είναι βιομετρικό δεδομένο, αλλά είναι δεδομένο θέσης και χρειάζεται μέτρο. Το 2024, με την Απόφαση 6/2024, η Αρχή επέβαλε πρόστιμο 2.000 € και επίπληξη σε εργοδότη που χρησιμοποίησε το GPS του εταιρικού αυτοκινήτου για να εντοπίσει εργαζόμενο ενώ ήταν σε άδεια. Η Αρχή διαπίστωσε παραβίαση της νομιμότητας και της διαφάνειας (άρθρα 5 παρ. 1 α΄ και 12–13 του ΓΚΠΔ), αλλά και της αρχής της λογοδοσίας.

Τι σημαίνει αυτό στην πράξη: αν χρησιμοποιείτε τοποθεσία, να καταγράφεται μόνο τη στιγμή του check-in και να μην παρακολουθείται συνεχώς. Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται γραπτά για το τι καταγράφεται, για ποιον σκοπό και για πόσο διάστημα. Δεν βρήκαμε ειδική κατευθυντήρια γραμμή της Αρχής για τον γεωεντοπισμό μέσω εφαρμογής κατά την προσέλευση, οπότε εδώ εφαρμόζονται οι γενικές αρχές του ΓΚΠΔ.

Εναλλακτικές που λύνουν το ίδιο πρόβλημα

Η βασική ανησυχία πίσω από τα βιομετρικά είναι το «χτύπημα για τον συνάδελφο». Λύνεται και με λιγότερο επεμβατικά μέσα:

• QR που αλλάζει συνεχώς σε οθόνη στην είσοδο: έναν κωδικό που ισχύει για λίγα δευτερόλεπτα δεν έχει νόημα να τον φωτογραφίσει κανείς και να τον στείλει στο WhatsApp, γιατί μέχρι να τον σκανάρει κάποιος από το σπίτι θα έχει λήξει.
• Σκανάρισμα από το προσωπικό κινητό με προσωπικό λογαριασμό. Για να «χτυπήσει» κάποιος για άλλον, πρέπει να του δώσει το τηλέφωνό του, και αυτό λίγοι το κάνουν.
• Προαιρετική επαλήθευση τοποθεσίας μόνο τη στιγμή του check-in.
• Δειγματοληπτικοί έλεγχοι από τον υπεύθυνο βάρδιας, που συχνά αποδεικνύονται και το πιο αποτελεσματικό μέτρο.

Όποιο σύστημα κι αν επιλέξετε, θα χρειαστείτε τα βασικά: ενημέρωση των εργαζομένων, ορισμένο χρόνο διατήρησης, περιορισμένη πρόσβαση στα δεδομένα και καταγραφή του σκοπού στο αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας.

Τι να ρωτήσετε τον προμηθευτή πριν υπογράψετε

Ένα σύστημα παρουσιών μπαίνει στην καθημερινότητα όλων των εργαζομένων, και η ευθύνη για τον ΓΚΠΔ μένει στον εργοδότη ως υπεύθυνο επεξεργασίας, όχι στον προμηθευτή. Πριν από την αγορά αξίζει να έχετε γραπτές απαντήσεις σε μερικά απλά ερωτήματα:

• Ποια δεδομένα συλλέγονται σε κάθε σκανάρισμα και πού αποθηκεύονται;
• Μπορεί να απενεργοποιηθεί ο έλεγχος τοποθεσίας ανά κατάστημα ή ανά ομάδα;
• Για πόσο κρατούνται τα δεδομένα και μπορείτε να ορίσετε εσείς τον χρόνο διατήρησης;
• Ποιοι χρήστες βλέπουν τι; Βλέπει ο υπεύθυνος καταστήματος μόνο το δικό του προσωπικό;
• Τι γίνεται με τα δεδομένα όταν ένας εργαζόμενος αποχωρεί ή όταν λήξει η σύμβαση με τον προμηθευτή;
• Υπάρχει σύμβαση εκτελούντος την επεξεργασία, όπως απαιτεί το άρθρο 28 του ΓΚΠΔ;

Αν οι απαντήσεις είναι αόριστες, αυτό είναι ήδη μια απάντηση.

Μια λύση χωρίς βιομετρικά

Το HelloPDKS σχεδιάστηκε γύρω από τον QR κωδικό. Ο εργαζόμενος σκανάρει με την εφαρμογή στο κινητό του είτε τυπωμένο QR στο σημείο εργασίας είτε τερματικό τοίχου, όπου το QR αλλάζει ανά τακτά διαστήματα. Η επαλήθευση τοποθεσίας είναι ρύθμιση που ενεργοποιεί ή απενεργοποιεί η επιχείρηση, και τα δεδομένα θέσης χρησιμοποιούνται μόνο για την επιβεβαίωση της εισόδου ή εξόδου. Δεν συλλέγονται αποτυπώματα ούτε εικόνες προσώπου.

Η διεπαφή είναι σήμερα στα τουρκικά και στα αγγλικά, και το σύστημα δεν συνδέεται με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Η συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ εξαρτάται τελικά από τον τρόπο που η κάθε επιχείρηση οργανώνει την επεξεργασία, με όποιο εργαλείο κι αν δουλεύει.